SOP Satpam: Contoh Prosedur Jaga, Patroli, Tamu, dan Keadaan Darurat

Dua satpam di lokasi yang sama bisa menangani tamu dengan cara yang sangat berbeda jika tidak ada prosedur tertulis. Yang satu memeriksa identitas dan menelepon karyawan yang dituju, yang lain langsung mempersilakan masuk. Di sinilah SOP berperan: memastikan setiap satpam, di setiap shift, bertindak dengan cara yang sama.

Artikel ini menjelaskan apa itu SOP satpam, cara menyusunnya, dan memberikan contoh prosedur yang paling sering dibutuhkan. Contoh di sini adalah kerangka umum. Sesuaikan isinya dengan kondisi lokasi dan kesepakatan dengan klien Anda.

Apa itu SOP satpam?

SOP (Standard Operating Procedure) atau prosedur operasional standar adalah dokumen yang menjelaskan langkah demi langkah cara melakukan suatu tugas. Untuk satpam, SOP menjadi pegangan dalam penjagaan, patroli, penerimaan tamu, dan penanganan kejadian.

Perpol 4/2020 menyebut kemampuan menyusun SOP sebagai salah satu kompetensi Gada Utama, yaitu pelatihan untuk tingkat manajer (Pasal 27 ayat 2). Sementara itu, sosialisasi prosedur pengamanan termasuk kompetensi Gada Madya untuk tingkat supervisor (Pasal 27 ayat 3). Jadi, SOP umumnya disusun oleh manajemen dan disosialisasikan oleh supervisor kepada satpam di lapangan.

Struktur dokumen SOP

Setiap SOP sebaiknya memuat:

1. Judul dan nomor SOP, beserta tanggal berlaku dan nomor revisi.
2. Tujuan: apa yang ingin dicapai dengan prosedur ini.
3. Ruang lingkup: lokasi, pos, atau situasi yang diatur.
4. Penanggung jawab: siapa yang melaksanakan dan siapa yang mengawasi.
5. Langkah-langkah: urutan tindakan yang bernomor dan jelas.
6. Dokumen terkait: formulir, buku, atau laporan yang harus diisi.
7. Pengesahan: tanda tangan pihak yang menyetujui, misalnya manajemen BUJP dan klien.

Contoh SOP serah terima jaga

1. Regu pengganti tiba di pos paling lambat 15 menit sebelum pergantian shift.
2. Danru kedua regu memeriksa kehadiran personel.
3. Regu lama menjelaskan situasi selama shift, kejadian yang belum selesai, dan pesan dari klien.
4. Kedua regu memeriksa inventaris pos bersama-sama, misalnya HT, senter, kunci, dan buku-buku pos.
5. Kekurangan atau kerusakan inventaris dicatat sebelum tanggung jawab berpindah.
6. Serah terima dicatat di buku mutasi dan diparaf kedua Danru.
7. Regu lama baru meninggalkan pos setelah serah terima selesai.

Contoh pengisian catatan serah terima ada di artikel buku mutasi satpam, dan pengaturan pergantian shift dibahas di artikel jadwal shift satpam.

Contoh SOP patroli

1. Patroli dilakukan sesuai jadwal yang ditetapkan, misalnya setiap 2 jam pada shift malam.
2. Satpam membawa perlengkapan patroli: HT, senter, dan alat pencatat atau aplikasi patroli.
3. Satpam memeriksa setiap titik patroli sesuai rute, termasuk pintu, jendela, pagar, lampu, dan area rawan.
4. Setiap titik yang diperiksa dicatat beserta jamnya.
5. Temuan seperti pintu tidak terkunci, lampu mati, atau orang mencurigakan segera dilaporkan ke Danru melalui HT.
6. Temuan yang membutuhkan tindak lanjut dicatat di laporan beserta tindakan yang sudah diambil.
7. Setelah patroli selesai, hasilnya dicatat di buku mutasi atau laporan harian.

Banyak BUJP kini mencatat patroli dengan aplikasi patroli satpam, sehingga jam dan lokasi setiap titik tercatat otomatis dan titik yang terlewat langsung ketahuan.

Contoh SOP penerimaan tamu

1. Sapa tamu dengan sopan dan tanyakan keperluan serta orang atau bagian yang dituju.
2. Minta tamu menunjukkan kartu identitas.
3. Hubungi karyawan atau bagian yang dituju untuk konfirmasi.
4. Jika disetujui, catat nama, instansi, keperluan, jam masuk, dan nomor kendaraan di buku tamu.
5. Berikan kartu tamu dan jelaskan area yang boleh dikunjungi.
6. Saat tamu keluar, minta kartu tamu dikembalikan dan catat jam keluar.
7. Jika tamu tidak mendapat konfirmasi, tolak dengan sopan dan jangan izinkan masuk.

Contoh SOP kendaraan dan barang keluar masuk

1. Setiap kendaraan yang masuk dicatat nomor polisinya, pengemudi, keperluan, dan jam masuk.
2. Kendaraan pengangkut barang wajib menunjukkan surat jalan.
3. Barang yang keluar dicocokkan dengan surat jalan atau surat izin keluar barang yang ditandatangani pejabat berwenang.
4. Jika ditemukan perbedaan antara barang dan dokumen, kendaraan ditahan dan satpam segera melapor ke Danru dan penanggung jawab klien.
5. Jam keluar kendaraan dicatat.

Contoh SOP keadaan darurat

Keadaan darurat seperti kebakaran, pencurian, kecelakaan kerja, atau orang pingsan membutuhkan tindakan cepat dan terkoordinasi. Kerangka umumnya:

1. Pastikan keselamatan diri dan orang di sekitar. Jangan mengambil tindakan yang membahayakan nyawa.
2. Laporkan segera kepada Danru melalui HT, lalu Danru meneruskan ke supervisor dan penanggung jawab klien.
3. Hubungi layanan darurat bila diperlukan: 110 untuk polisi, 113 untuk pemadam kebakaran, 118 atau 119 untuk ambulans, atau 112 untuk layanan darurat terpadu.
4. Amankan lokasi. Untuk kebakaran, arahkan evakuasi ke titik kumpul. Untuk pencurian atau tindak pidana, jaga lokasi kejadian agar tidak berubah sampai ditangani pihak berwenang.
5. Catat kronologi kejadian dengan jam yang jelas.
6. Buat laporan kejadian dengan rumus 5W1H setelah situasi terkendali. Contohnya ada di artikel contoh laporan harian satpam.

Tempel daftar nomor penting di pos jaga, termasuk kantor polisi, puskesmas atau rumah sakit terdekat, supervisor, dan penanggung jawab klien.

Tips menerapkan SOP

• Tulis singkat dan bernomor. SOP yang terlalu panjang tidak akan dibaca di pos jaga.
• Sesuaikan dengan lokasi. SOP pabrik, bank, dan perumahan pasti berbeda.
• Sosialisasikan kepada setiap personel baru, dan ulangi secara berkala.
• Latih prosedur darurat, misalnya simulasi evakuasi kebakaran, supaya satpam tidak panik saat kejadian sungguhan.
• Simpan SOP di pos dalam bentuk cetak dan digital, sehingga mudah dibuka kapan saja.
• Evaluasi setelah kejadian. Setiap insiden adalah kesempatan untuk memperbaiki prosedur.

Untuk memahami tugas pokok satpam yang menjadi dasar semua SOP ini, baca panduan satpam.