Satpam membuat laporan harian dan laporan kejadian dari HP. Foto, jam, dan lokasi tercatat otomatis, lalu tersimpan rapi per lokasi sehingga supervisor bisa langsung membaca dan memeriksanya.
Laporan kejadian
Pintu gudang tidak terkunci
Pintu gudang ditemukan tidak terkunci saat patroli. Sudah dikunci dan dicek, tidak ada barang hilang.
Kirim laporan
Catatan di buku mutasi sulit dibaca, bisa hilang atau basah, dan butuh waktu lama untuk mencari catatan kejadian beberapa minggu lalu.
Foto dan pesan laporan bercampur dengan obrolan lain, tidak punya format yang sama, dan sulit disusun menjadi laporan resmi untuk klien.
Saat terjadi kehilangan atau insiden, detail penting seperti jam, lokasi, dan bukti foto sering tidak lengkap ketika diminta klien atau pihak berwenang.
Satpam memilih template laporan, misalnya laporan harian jaga, serah terima jaga, atau temuan patroli. Kejadian dilaporkan sebagai insiden.
Jam, lokasi, dan nama pelapor terisi otomatis. Satpam tinggal menambahkan foto dan keterangan singkat.
Laporan masuk ke dashboard untuk diperiksa supervisor. Insiden diberi kategori dan tingkat keparahan, lalu tindak lanjutnya dicatat sampai selesai.
Setiap laporan bisa dicetak ke PDF untuk dikirim ke klien atau diarsipkan.
Tersedia template bawaan (laporan harian jaga, serah terima jaga, temuan patroli, dan laporan informasi), dan BUJP bisa membuat template sendiri, sehingga semua satpam melapor dengan format yang sama.
Kejadian dikategorikan (pencurian, kebakaran, orang mencurigakan, kerusakan, dan lainnya), diberi tingkat keparahan, dan dilacak tindak lanjutnya di timeline beserta foto bukti.
Menyusun Laporan Kejadian berformat surat resmi dengan lampiran bukti serta tanda tangan pelapor dan atasan, lalu diekspor ke PDF bernomor dengan kode QR verifikasi untuk dibawa ke SPKT kepolisian.
Tamu dicatat dengan foto wajah dan foto kartu identitas, mendapat kartu tamu berupa kode QR, serta jam masuk dan keluar yang tercatat, menggantikan buku tamu kertas di pos.
Supervisor membuka laporan yang masuk dan menandainya sudah diperiksa, sehingga terlihat laporan mana yang belum ditinjau.
Semua laporan tersimpan dan bisa disaring per lokasi, lalu dicetak ke PDF untuk arsip, audit, atau dikirim ke klien.
Catatan yang biasanya tersebar di buku mutasi, buku tamu, dan grup WhatsApp bisa dibuat dari satu aplikasi:
Laporan kejadian yang baik menjawab enam pertanyaan: apa yang terjadi, siapa yang terlibat, kapan, di mana, mengapa terjadi, dan bagaimana kejadian itu ditangani. Rumus 5W1H ini membuat laporan mudah dipahami supervisor, klien, maupun kepolisian.
Di SatpamPro, jam, lokasi, dan nama pelapor terisi otomatis dari HP satpam. Satpam tinggal menjelaskan apa yang terjadi dan tindakan yang sudah diambil, lalu melampirkan foto sebagai bukti.
| Aspek | Cara manual | Dengan SatpamPro |
|---|---|---|
| Format laporan | Berbeda-beda tergantung satpam | Template yang sama untuk semua |
| Jam dan lokasi | Ditulis manual, bisa keliru | Tercatat otomatis |
| Bukti foto | Terpisah di galeri atau grup chat | Menempel pada laporannya |
| Mencari laporan lama | Membuka buku satu per satu | Tersimpan rapi per lokasi |
| Laporan ke klien | Disusun ulang setiap bulan | PDF rapi siap dikirim |
Umumnya berisi kondisi pos saat serah terima, kegiatan dan patroli yang dilakukan, kejadian atau temuan, tamu dan kendaraan yang masuk, serta inventaris pos. Dengan template, setiap satpam mengisi bagian yang sama.
Bisa. Satpam cukup memilih jenis laporan, mengisi keterangan singkat, dan menambahkan foto. Jam, lokasi, dan nama pelapor terisi otomatis, sehingga yang perlu diketik lebih sedikit dibanding menulis di buku mutasi.
Itu tergantung kebijakan perusahaan dan permintaan klien. Jika klien masih meminta catatan fisik, laporan digital bisa diekspor ke PDF dan dicetak.
Bisa. SatpamPro menyusun Laporan Kejadian lengkap dengan kronologi, saksi, lampiran bukti, dan tanda tangan pelapor serta atasan, lalu diekspor ke PDF untuk dibawa ke SPKT Polsek/Polres. Laporan Polisi resminya tetap diterbitkan oleh kepolisian berdasarkan laporan tersebut.
Belum. Saat ini laporan langsung dikirim saat dibuat, sehingga HP perlu terhubung ke internet. Mode offline sedang kami kembangkan.
Laporan bisa dicetak ke PDF lalu dikirim ke klien. Lewat Portal Klien, klien juga membuka sendiri kehadiran, patroli, dan insiden di lokasinya, dan BUJP dapat mengirim laporan bulanan PDF ke email PIC klien setiap tanggal 1.
SatpamPro mencatat absensi, patroli checkpoint, dan laporan harian personel Anda secara langsung dari HP mereka. Lihat cara kerjanya lewat demo singkat bersama kami.
Satpam adalah satuan pengamanan yang diatur Perpol 4/2020. Pelajari pengertian, tugas, syarat, pelatihan Gada, 9 jenjang pangkat, seragam, dan sejarah satpam.
9 menit baca
Aplikasi patroli satpam mencatat setiap titik yang diperiksa lewat QR code, NFC, atau GPS. Pelajari cara kerjanya, fitur wajib, dan cara memilihnya untuk BUJP.
7 menit baca