Buku Mutasi Satpam: Fungsi, Isi, dan Contoh Pengisiannya

Hampir setiap pos satpam punya buku mutasi. Di buku inilah semua kegiatan dan kejadian selama jaga dicatat, dan di sini pula tugas diserahterimakan dari satu regu ke regu berikutnya. Buku mutasi yang diisi dengan baik bisa menjadi bukti kuat saat terjadi kehilangan atau sengketa. Sebaliknya, buku mutasi yang asal diisi justru bisa merugikan satpam dan perusahaannya.

Artikel ini membahas fungsi buku mutasi, kolom yang perlu ada, contoh pengisian, dan aturan menulis yang benar. Format di sini adalah praktik yang umum dipakai, dan bisa berbeda sesuai kebijakan BUJP atau klien di tempat Anda bekerja.

Apa itu buku mutasi satpam?

Buku mutasi adalah buku catatan di pos jaga tempat satpam mencatat kegiatan, kejadian, dan serah terima tugas secara berurutan menurut waktu. Kata “mutasi” di sini merujuk pada pergantian atau perubahan, yaitu perubahan situasi di lokasi dan pergantian petugas jaga dari shift ke shift.

Berbeda dengan laporan harian yang dibuat di akhir shift, buku mutasi diisi sepanjang shift, saat kegiatan terjadi, dan buku fisiknya tetap berada di pos.

Fungsi buku mutasi

• Catatan kronologis semua kegiatan dan kejadian di pos, lengkap dengan jamnya.
• Dokumen serah terima jaga, sehingga jelas siapa yang bertanggung jawab pada jam berapa.
• Sumber informasi bagi regu berikutnya tentang hal yang perlu ditindaklanjuti.
• Bahan pemeriksaan bagi Danru, supervisor, atau klien untuk memastikan tugas dijalankan.
• Bukti ketika terjadi kehilangan, kerusakan, atau perselisihan di kemudian hari.

Kolom dalam buku mutasi

Kolom yang umum dipakai dalam buku mutasi satpam:

Sebagian perusahaan juga menambahkan halaman khusus untuk daftar personel per shift dan daftar inventaris pos.

Contoh pengisian buku mutasi

Berikut contoh isi buku mutasi untuk satu shift malam. Nama orang dan nomor kendaraan hanya contoh.

Perhatikan bahwa setiap catatan punya jam, pelaku yang jelas, dan keterangan tindak lanjut. Catatan serah terima di awal dan akhir shift diparaf oleh kedua Danru.

Aturan menulis buku mutasi

Aturan berikut adalah praktik yang umum dianjurkan agar buku mutasi bisa dipercaya sebagai catatan resmi:

• Tulis dengan pulpen, bukan pensil, supaya tidak bisa dihapus.
• Jangan merobek atau mengganti halaman. Halaman yang hilang menimbulkan kecurigaan bahwa ada catatan yang disembunyikan.
• Jangan memakai penghapus cair. Jika salah tulis, coret dengan satu garis agar tulisan lama masih terbaca, tulis yang benar di sebelahnya, lalu beri paraf.
• Jangan meninggalkan baris kosong di antara catatan, supaya tidak ada catatan yang ditambahkan belakangan.
• Catat saat kegiatan terjadi, bukan dikarang di akhir shift.
• Tulis fakta yang teramati, bukan dugaan atau opini.
• Setiap catatan diparaf oleh petugas yang menulisnya.

Serah terima jaga di buku mutasi

Serah terima adalah bagian terpenting dari buku mutasi, karena menentukan kapan tanggung jawab berpindah. Catatan serah terima yang baik memuat:

1. Jam serah terima.
2. Nama Danru dan personel regu yang menyerahkan dan yang menerima.
3. Kondisi pos dan area jaga.
4. Daftar inventaris dan kondisinya, misalnya HT, senter, kunci, dan buku-buku pos.
5. Hal yang belum selesai dan perlu ditindaklanjuti regu berikutnya.
6. Paraf kedua pihak.

Jika ada inventaris yang kurang atau rusak, catat saat serah terima, sebelum tanggung jawab berpindah ke regu berikutnya.

Siapa yang memeriksa buku mutasi?

Di banyak lokasi, Danru memeriksa isi buku mutasi di akhir shift, lalu supervisor atau koordinator lapangan memeriksanya secara berkala dan memberi paraf. Klien juga kadang meminta melihat buku mutasi, terutama setelah terjadi kejadian. Ketentuan pastinya mengikuti kebijakan BUJP atau perusahaan pengguna jasa.

Buku mutasi dan laporan harian

Buku mutasi dan laporan harian saling melengkapi. Buku mutasi diisi sepanjang shift dan tetap berada di pos, sedangkan laporan harian merangkum isi buku mutasi menjadi laporan untuk supervisor, manajemen, atau klien di akhir shift. Contoh lengkapnya bisa dilihat di artikel contoh laporan harian satpam.

Buku mutasi digital

Buku mutasi kertas punya kelemahan: bisa hilang, basah, sulit dibaca, dan sulit dicari saat dibutuhkan beberapa minggu kemudian. Karena itu, banyak BUJP mulai memakai buku mutasi digital. Satpam mencatat kegiatan dari HP, lalu jam, lokasi, dan nama petugas tercatat otomatis, dan catatan bisa dicari berdasarkan tanggal atau lokasi.

Lihat cara kerja laporan harian satpam digital di SatpamPro, yang juga mencakup laporan serah terima jaga dan buku tamu digital. Untuk gambaran umum tugas dan aturan satpam, baca panduan satpam.